【仕事術】段取りの手順5ステップ

世の中の会社員は、成長するとともに、徐段取りの手事を任されるようになります。
まるっきり新しい仕事だけでなく、全体量の多い仕事、複雑な仕事も任されるようになります。その中で、いつまでも新入社員のような簡単な仕事だけの働き方ではおそらく仕事は回らなくなるでしょうし、仕事の質も高まっていかないことは明白です。

ここでは、「段取り」について高めて頂けるように話していきます。

悪い事例 思ったよりも時間がかかってしまう。
 あるとき、A君はエクセルでの資料作成を上司に依頼されました。
初めての仕事で、どういう風にやったらいいか分からない。でも、とりあえず、フォーマットがあるそうです。「エクセルの修正ならすぐに終わるだろう」そんなことを思いながら、自分の手が空いたタイミングでその資料作成にとりかかることにしました。
 納期は明日。そんなにじかんかからないはずだと思ってエクセルを開いてみると、「あれ、思ったよりも時間かかるんじゃないこれ??しかも、会社実績を調べなきゃいけない!え、え、何からやっていいかわからんぞ。。。」ひとまず、わかるところからエクセルに手を付けるが、時すでに遅し、本日中に完成させることができず翌日を迎えました。
翌日、
課長「資料できた?」
A君「いえ、思ったよりも時間がかかってしまって。。。」
しっかり叱られたことは言うまでもありません。この場合、何をすることが必要だったんでしょうか。初めての仕事を任された時は、何にどれだけの時間がかかるかわかりません。段取りを組んでおくことが重要です。

段取りの手順

①仕事の「目的」を明確にする。

「花を買ってきてください」と上司に指示されたとします。みなさんは何の花を買ってきますか?ガーベラ?ひまわり?目的を確認する必要があります。お見舞い用なのか、お祝い用なのかによって購入すべき花は変わります。

②仕事のゴールイメージを把握する。

上記で説明しているように、目的によって完成物が異なります。違うものを頑張って作成しても、上司のゴールイメージと違えば、その仕事はやり直しです。「せっかく時間使って作ったのに、しっかり見もしないで。。。」と思うようなことは避けましょう。

③全体のスケジュール感を考える。

とりあえず、取り組む!の前に全体のスケジュールを把握しておきましょう。だいたいこれくらいの時間がかかるかな~とか、どれくらいの期間が必要かな~とか。それがないまま仕事を進めて、いつ終わるか分からないというのは、仕事ができない人の特徴ですね。
納期に間に合う算段を付けていれば、その仕事を先延ばしにしてもいいと思うのです。
わけわからないまま先延ばしにしないことは注意してくださいね!

④仕事を分解する

事例 ある時、課長に仕事を依頼されました。
課長「A君、来週までに、各商品ごとの営業売り上げをまとめておいてくれないか?去年はB先輩が資料をつくっていたから、やり方はB先輩に聞いて!各商品担当に、実績をまとめてもらう必要があるから、よろしくな!」
A君「承知しました!(ん~とりあえずエクセルにまとめるのは得意だから後でいいや)」
そうこうしているうちに、時間が経ってしまい、直前で気づきます。あ、B先輩に聞かなきゃ!
A君「B先輩!教えて欲しいんですけど」
B先輩「ごめん!今忙しい!」
A君「あ、、、はい」
結局仕事が進められず、大変な思いをしたのでした。

これくらい時間がかかるかな~っと思っても、その算段が間違っている場合もあります。
そうならないためには、仕事の分解をしましょう
今、もらっている仕事は、【各商品の売り上げをまとめる】という仕事。この情報だけではどのくらい時間がかかって、どの仕事からすればいいのかよくわかりません。
ここで、仕事を分解しましょう。
とりあえず、やるべき事を細かく分けます。

  • B先輩に聞く
  • 各商品担当に資料の依頼をする
  • 各商品担当に資料をまとめてもらう
  • 各商品担当から資料をもらう
  • エクセルにまとめる
  • 課長に提出する

⑤分解した業務をスケジュールする

分解すると、何にどれくらいの時間がかかるのかわかってきます。

  • B先輩に聞く(30分)
  • 各商品担当に資料の依頼をする(メール作成10分)
  • 各商品担当に資料をまとめてもらう(3日間)
  • 各商品担当から資料をもらう(回収1日)
  • エクセルにまとめる(3時間)
  • 課長に提出する(メール送付10分)

ここまですれば、納期から逆算して、いつ何をしなければならないのか明確になります。
あとは、このスケジュールに沿って実行するだけですね。

頑張って、仕事の質を高めていきましょう!!

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