【仕事術】報連相まとめ <報告編>

どうも~前さんです。
引き続き、若手の仕事術についてお話していこうと思います。

組織としての相乗効果を発揮するためには、縦横のコミュニケーションを円滑に図ることが必要です。組織におけるコミュニケーションである「報連相」、つまり、「報告」「連絡」「相談」が上手く機能しなければ、結果としてミス・ロスが発生する可能性が高くなります。逆に、報連相が上手く機能すれば、ミス・ロスが減って、生産性が高まってしまいます。

そこで、本日は「報連相」の中から、「報告」についてのポイントをお伝えします。

「仕事」は、「指示を受ける」ことに始まり、「報告する」ことにより完結するものです。
そのため、「指示通りに業務は完了したが、報告をしていない」という状態では、「仕事が終わった」とは言えません。

つまり、「報告」とは、仕事をする上での「義務」であり、誰かに要求されてから行うものではありません。では、報告は、誰に対して行うべきものなのでしょうか。

指示・命令系統統一の原則

「指示・命令系統統一の原則」とは、「原則として、上司は直属の部下に対して指示・命令を与え、部下は直属の上司に対してのみ報告をする」という意味です。

しかし実際には、直属の上司ではない人から、直接仕事の指示を受けることがあります。
たとえば、直属の上司である課長ではなく、部長から直接指示・命令を受ける場合などが該当します。このとき、自分の直属の上司である課長へ何も伝えず、課長が状況を知らないまま、仕事を進めることは好ましくありません。

そのため、「部長から○○を行うように、と指示を受けました。」と、直属の上司である課長へ事前に報告し、承認を受けた上で、業務を進める必要があります。そして、業務完了時には、仕事の指示者である部長・並びに直属上司である課長へ報告するようにしましょう。
直属の上司は、あなたの報告によって状況を把握できるのです。

報告の順番

報告の順番は、<結果→理由→経緯→対策>の順番で伝えるといいでしょう。
忙しい上司が特に知りたい情報は「結果」です。
初めに結果を伝えることで、上司は要点を掴みながら、効率的に報告を聞くことができます。
指示・命令の内容・目的を考えて、報告の仕方は工夫するようにしましょう。

報告の種類とタイミング

最後に、報告の種類とそのタイミングについてお伝えします。
一般的に報告は4種類あり、それぞれの報告は、実施するタイミングが異なります。

  • 結果報告 業務終了時の報告
  • 中間報告 一単位の業務終了ごとの報告
  • 状況報告 定時の報告
  • 緊急報告 緊急を要する時の報告

たとえば、家を建てるという仕事を任されたとします。(一条工務店で建てましたので、この話したいんです、させてください笑)

家を建てるのは、工程があります。
①基礎工事→②外枠(上棟・壁・屋根等)→③内装(完成)
非常に簡単にですが、こんな感じで建てていきます。

結果報告 業務終了時の報告

③内装(完成)が完了したときに「家が建ちました」という報告をします。

中間報告 一単位の業務終了ごとの報告

①基礎工事→②外枠(上棟・壁・屋根等)→③内装(完成)のうち、①、②、③それぞれが終わるたびに、この単位の仕事が終わるたびに、「①が終わりました」といった感じで報告します。

状況報告 定時の報告

長期間の仕事だと、連絡がないと進んでいるのかどうかわかりません。例えば、1ヶ月経ったら、「ここまで進んでいます」と1ヶ月毎に定時の報告をします。仕事によっては、1週間ごとかもしれませんし、毎日かもしれません。

緊急報告 緊急を要する時の報告

緊急報告のポイントは、「指示通りにできそうにない」ことが判明したときに、すぐさま行うことです。特に、「問題が起きてしまった後」ではなく、「問題が起きそうだと予測したタイミング」で報告できると良いでしょう。「指示通り進めることができない」可能性が判明したときに上司へ緊急報告することで、事前に対策を打つことができます。「できない報告」「失敗報告」「事故の報告」など、悪い報告こそ積極的に行うようにしましょう。

報告は、仕事の付属品などではなく、それ自体が「作る」「売る」といった仕事と同じ重みを持つものです。
皆さんの仕事の内容や状況に応じて、最適なタイミングで好ましい報告を実践しましょう!

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